Editorial

Videos in PowerPoint einfügen, kürzen und komprimieren

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Ich mache mir in der Regel für jede Präsentation einen eigenen Ordner und lege alle Dateien dort ab. Da Speicherplatz heute kaum noch ein Problem ist, kopiere ich auch Mediendateien. Audio- und Videodateien liegen damit alle zentral an einer Stelle.

Mediendateien wie Videos oder Audios kürze ich in der Präsentation. Ich behalte aber immer auch die vollständige Ausgangsdatei. Man weiß ja nie, was man später noch einmal aus dem Mitschnitt als zusätzliche Information brauchen wird…

Natürlich sind manche Dateien dann doppelt abgelegt. Mir ist aber wichtig, dass ich bei einem späteren Zugriff direkt wieder alle Unterlagen an einem Ort habe. Man könnte auch Verweise ablegen oder eine Notiz. Die Praxis hat mir aber gezeigt, dass sich irgendwann doch Dinge verschieben und Zusammenhänge verloren gehen. Und die Suche oder die Rekonstruktion der Zusammenhänge von früher ist selbst in einem geordneten System nicht so einfach – denn im Alltag ist nie alles perfekt sortiert.

Einfügen von Videos und Audios in PowerPoint

Das Einfügen von Videos oder Audios ist in PowerPoint relativ einfach möglich. Man findet unterhalb des Menüpunktes „Einfügen“ die Option Video und Audio. Wenn der Bildschirm zu klein ist und der Platz nicht für alle Icons reicht, dann werden beide Punkte zu „Medien“ zusammengefasst.

Man kann nun wählen zwischen:

  1. Onlinevideo
  2. Lokale Datei

Es passiert immer mal wieder, dass am Präsentationsort das Internet ausfällt.

Ich versuche immer alle Mediendateien lokal zu speichern. Sofern es irgendwie geht und urheberrechtlich möglich ist, sichere ich mir auch Onlinevideos auf meiner Festplatte. Manchmal sind Beiträge nämlich sehr kurzfristig nicht mehr verfügbar…

Die Darstellung kürzen

Sobald das Video (oder Audio) hinzugefügt wurde, kann man es auswählen. Dann erscheint der Menüpunkt „Wiedergabe“. Hier kann man nun die Datei auf die gewünschte länge kürzen. 

Schnitt in PowerPoint – Bearbeitung mit externer Software

Audios und Videos, die ich selber produziere, erstelle ich im Vorfeld und außerhalb von PowerPoint. Ich bearbeite die Ausgangsdateien am liebsten direkt in der passenden Software. Dadurch hat man mehr Möglichkeiten, das Material zu bearbeiten.

PowerPoint nutze ich wirklich nur für den Schnitt. Ich wähle Passagen aus oder kürze den Anfang oder das Ende. Dafür ist der Funktionsumfang von PowerPoint vollkommen ausreichend und praktikabel.

 

Mediendateien komprimieren

Das Kürzen von Audios oder Videos funktioniert unabhängig von der Mediendatei. Diese wird dadurch nicht verändert. Das ist einerseits gut, andererseits führt das bei langen Videos zu sehr großen Präsentationen. Wenn man hier die Leistung der Präsentation verbessern will und eine akzeptable Dateigröße anstrebt, dann sollte man unter „Datei > Informationen“ die Option „Medien komprimieren“ nutzen, um die Dateien in der tatsächlich notwendigen Dateigröße in der Präsentation zu speichern. Ich wähle hier immer HD-Qualität. Man kann die Qualität aber auch herabsetzen, falls man eine möglichst kleine Dateigröße anstrebt. Der Vorgang kann ein paar Minuten dauern.

URLs kürzen mit YOURLS

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Das Verschicken von Links gehört zum Internetalltag. Man verschickt die URL einer Website, die man mit einer Person teilen möchte. Auch Dateien aus einer Cloud können einfach geteilt werden, ohne dass man der E-Mail einen Anhang hinzufügen muss. Das ist praktisch und in den meisten Fällen ist das Verschicken der exakten Adresse auch die sicherste Angelegenheit. Dennoch kann es manchmal sinnvoll sein, dass man besonders lange URLs verkürzt – z.B. wenn man die Adresse abtippen oder abschreiben muss.

Bitly und T1p.de als kostenlose Anbieter

Einer der bekanntesten Anbieter für das Kürzen von URLs ist der amerikanische Anbieter Bitly. Eine deutsche Alternative für das Erzeugen von sicheren Links ist T1p.de. Beide Dienste sind kostenlos und öffentlich verfügbar. Der Anbieter mit Sitz in Deutschland wirbt mit der Berücksichtigung aktueller Datenschutzstandards.

Die kostenlose Lösung auf dem eigenen Server

Mit YOURLS hast du alles in deiner eigenen Hand. Installiere die kostenlose Alternative in wenigen Schritten auf deinem eigenen Server.

Wenn man eine eigene Website betreibt, ein Hosting gemietet hat oder einen eigenen Server zur Verfügung hat, dann kann man sehr einfach seinen eigenen Short-Link-Service installieren.

Was man braucht

  1. Server oder Hosting mit PHP und MYSQL (Datenbank)
  2. freie Domain (mit SSL-Zertifikat), alternativ kann man die Installation in einem Unterverzeichnis anlegen
  3. Software von YOURLS – der Download ist frei verfügbar

In wenigen Schritten ans Ziel

  1. Dateien nach dem Download entpacken
  2. kopieren der Datei „user/config-sample.php“ und speichern als „user/config.php„
  3. in der Datei müssen einige Anpassungen gemacht werden, hier wird z.B. die Datenbank und die URL hinterlegt; Bearbeitung mit einem einfachen Texteditor oder Notepad
  4. nach dem Speichern können die Dateien mit einem FTP-Programm in das entsprechende Verzeichnis auf den Server hochgeladen werden
  5. wenn du nun deine URL (https://www.deinedomain.de/admin) aufrufst, kannst du den Dienst aufrufen und nutzen

Ich habe mich dafür entschieden, dass ich den Dienst nur privat nutze. Deshalb ist ein Login als User notwendig. Das öffentliche Bereitstellen des Services hat für mich vor allem den Nachteil, dass ich nicht garantieren kann, welche Links generiert werden. Eine freie Version müsste einen Phishing- und Malware-Schutz bereitstellen. Außerdem habe ich mich dazu entschieden, dass ich die Statistiken deaktiviere. Das Speichern der IP-Adressen habe ich ausgeschaltet.

Statistiken ausschalten

Am Ende der Datei „config.php“ muss die folgende Zeile hinzugefügt werden:

define( 'YOURLS_NOSTATS', true);

IP-Adresse überschreiben und Versions-Check ausschalten

In der Datei „includes/functions.php“ muss die Variable für die IP-Adresse überschrieben werden:

Am Ende der Datei „config.php“ muss die folgende Zeile hinzugefügt werden:

define( 'YOURLS_NO_VERSION_CHECK', true );

 

Passwort vergessen

Falls man das Passwort vergessen hat, kann man das Passwort des Users in der „config.php“ einfach überschreiben. Das Passwort wird beim Speichern der Datei verschlüsselt.

 

Anmerkung

Ich habe einige Tipps von der nachfolgenden Seite übernommen. Dort findest du auch eine Möglichkeit, die Anpassungen für den Datenschutz mit einem Plugin zu realisieren.

Quelle und Lösung mit Plugin: https://mizine.de/html/yourls-url-shortener-dsgvo-konform-umbauen/ 

 

Dateien systematisch benennen

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Ein Dateiname sollte so ausdrucksstark sein, dass er unabhängig vom Speicherort funktioniert und für jede Person verständlich ist.

Aus einem Praktikum bei der Stadtverwaltung habe ich den Grundsatz für die Benennung meiner Dateien mitgenommen. Ein Dateiname sollte nachvollziehbar die wesentlichen Informationen zur Datei und zum Kontext der Entstehung und zur Verwendung abbilden.

Unabhängig vom Datei-Typ verwende ich in der Regel:

  • Datum im Format YYYY-MM-DD
  • Verfasser der Datei
  • Titel oder Thema des Dokuments
  • Beschreibung oder Bemerkung zur Datei

Zwei Beispiele für einfache Dateinamen:

  • 2021-02-21_Fuhrbach_Aufsatz-zum-Imperialismus_Druckfassung.pdf
  • 2021-02-21_Fuhrbach_Aufsatz zum Imperialismus (Druckfassung).pdf

Die einzelnen Elemente des Dateinamens setze ich mit einem Unterstrich ab. Innerhalb eines Elements bilde ich Leerstellen durch ein Minus oder durch ein Leerzeichen ab. Letzteres ist streng genommen nicht optimal, da das Leerzeichen in manchen Zeichensätzen als Sonderzeichen abgebildet wird. Das gilt auch für Umlaute.

In der Praxis sollten Lösungen so einheitlich wie möglich sein

Auf dem Bild zu diesem Beitrag ist eine Dateisammlung aus dem Schulunterricht dargestellt. In diesem Fall habe ich die Benennung der Dateien etwas variiert. Mein Name wird als Kürzel abgebildet. Außerdem habe ich das Fach und den Kurs mit in die Benennung aufgenommen. Die Systematik ist sicher noch nicht perfekt. Die Schule fehlt beispielsweise. Das Fach wiederum könnte auch als Kürzel abgebildet werden. Allerdings ist diese für Lernende zentrale Information dann nur mit einer Vorinformation verständlich.

Grundsätzlich bleibt jede Benennung personen- und projektbezogen. Man muss seine eigene Ordnung testen. Wichtig ist eine möglichst einheitliche Anwendung – also ein eigenes System. Natürlich wird auch darin nie alles geordnet sein. Insgesamt bin ich mit meiner Benennung und der thematischen Ablage in Ordnern ganz gut zurecht gekommen.

Beispiel für eine nummerierte Ordnerstruktur

Nummerierte Ordnerstrukturen

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Suchmaschinen sind heute ziemlich gut. Dennoch beginnt die Suche letztlich bei der sinnvollen Ablage von Dateien. Dafür sind nummerierte Ordnerstrukturen die perfekte Lösung.

Beim Anlegen einer neuen Ablage kann man mit einigen wenigen Tipps bereits für mehr Übersichtlichkeit sorgen.

  1. Bilde Kategorien, die die erste Suchanfrage abbilden.
  2. Nummeriere die Ordner und bestimme so eine Reihenfolge.

Einstellig oder zweistellig – warum rutscht die 10 vor die 2?

In klassischen Dateisystemen wie zum Beispiel bei Microsoft Windows oder in Microsoft Teams kann die Nummerierung der Ordner eine erste Sortierung abbilden. Dabei ist zu beachten, dass man im Vorfeld einen passenden Nummernkreis festlegt. Letztlich ist die entscheidende Frage dazu, mit wie vielen Ordnern man insgesamt rechnet.

  • Bis 10 Ordner reicht ein einstelliger Nummernkreis. Diesen kann man zum Beispiel nutzen, um allgemeine Kategorien und wiederkehrende Inhalte zu ordnen.
  • Wenn es sich um eine thematische Reihe mit 14 Sitzungen Sitzungen handelt, sollte man bereits den ersten Ordner zweistellig benennen. Dazu kann man einfach eine Führungsnull verwenden. Verzichtet man darauf, dann rutscht die 10. Sitzung zwischen die 1. Sitzung und die 2. Sitzung. 

Auf dem Bild zu diesem Blogbeitrag habe ich mich für eine zweistellige Ordnung mit thematischen Kategorien entschieden. Das hatte in meinem Fall den Grund, dass ich mir die Option offen halten wollte, Unterordner auf der ersten Ebene abzubilden. Hier gehört der Ordner „01 Start“ zur Kategorie „00 Organisatorisches“. Innerhalb der einzelnen Ordner lege ich die Dateien chronologisch ab und nutze als Sortierung das Datum.